小額採購作業規定

一、為建立新北市政府民政局（以下簡稱本局）採購作業程序，並加強內
    部作業之審核程序，提高採購效率與功能，確保採購品質，特訂定本
    規定。

二、本局辦理採購案件除依本規定辦理外，不得違反政府採購法（以下簡
    稱採購法）等相關法令規定。

三、本局辦理採購類型及金額區分如下：
  （一）零星採購：未達新臺幣（以下同）一萬元之消耗性及非消耗性物
        品採購。
  （二）小額採購：公告金額十分之一以下（即十萬元以下）之財物、勞
        務及工程採購。
  （三）未達公告金額採購：逾公告金額十分之一未達公告金額（即逾十
        萬元未達一百萬元）之財物、勞務及工程採購。
  （四）公告金額以上採購：一百萬元以上之財物、勞務及工程採購。
  （五）查核金額以上採購：工程及財物採購為五千萬元，勞務採購為一
        千萬元。
  （六）巨額採購：工程為二億元，財物為一億元，勞務為二千萬元。

四、採購原則：
  （一）優先採購身心障礙福利機構或團體（庇護工場）或原住民團體生
        產之產品及服務。
  （二）已簽訂共同供應契約之項目向契約廠商訂購。
  （三）採用具綠色環保標章之產品。
  （四）本局秘書室採購案辦理工作天數為七至十日（視案件性質辦理比
        價及洽商），除各單位不得自行辦理之採購項目外，其他項目之
        採購期程，若未能配合上述工作時程者，請自行辦理採購。

五、各單位不得自行辦理採購項目：
  （一）各項事務設備，如：辦公桌、辦公椅、傳真機、電視機、電冰箱
        、洗衣機、飲水機、辦公室公文櫃、屏風、省水器材、高效率省
        能照明設施等。
  （二）共通性之電腦設備用品，包括個人電腦、筆記型電腦、印表機、
        電腦周邊設備及耗材及電腦軟體等。
  （三）保全、機關內部中英文雙語標示。
  （四）行動電話（含電池）、資訊設備維護及廳舍之水電、消防安全檢
        查、公共安全檢查及須登記物品或財產之標的等。
  （五）其他臺灣銀行採購部及市府採購處已簽訂之共同供應契約採購標
        的者。

六、零星採購：
  （一）各單位在不違反採購法第十四條及採購法施行細則第十三條有關
        分批（別）辦理採購規定，且符合預算用途及預算額度內，自行
        採購後檢據核銷。
  （二）自行採購之零星採購消耗性物品項目如下：
        1.相片之沖洗及加洗。
        2.郵資、花籃、開鎖及裝鎖。
        3.非充電性電池及空白錄音帶。
        4.刻印章及印名片（需採用新北市政府統一之規格體例）。
        5.與經辦業務相關書籍影片。
        6.便當、餐點及茶包。
        7.桌巾、工作背心及制服送洗。
        8.偶發及臨時性需用之消耗性物品。
  （三）請購方式：
        1.前列 8項物品採購，毋需填具請購單，惟應向科室主管報備，
          自行採購後檢據核銷。
        2.前列 8項以外未達一萬元物品，各科室同仁自行填具請購單（
          附件 1），送單位主管及會計室核章後，逕與廠商聯繫送貨等
          事宜。

七、小額採購：
  （一）依中央機關未達公告金額採購招標辦法（下稱未達公告金額採購
        招標辦法）第五條：公告金額十分之一以下採購之招標，得不經
        公告程序，逕洽廠商採購，免提供報價或企劃書。
  （二）各單位在符合預算用途及預算額度內，每年度需求總額或單次購
        買金額在一萬元以上十萬元以下範圍內，由本局秘書室辦理採購
        。
  （三）小額採購因時間急迫可由需求單位簽奉局長核准自行辦理外，餘
        不得自行辦理。
  （四）消耗性物品項目：（由本局秘書室採購）
        1.文具用品。（需求單位填送請購單，貨到後由需求單位自行驗
          收入庫，並做領用管理）
        2.印表機碳粉及墨水匣。（需求單位填送請購單，貨到後由請購
          之科室自行驗收入庫，並做領用管理）
        3.影印紙及信封。
        4.影印機租賃。
        5.訂閱報紙及一年期國內出版期刊（雜誌）。
        6.其他屬經常性或重複性且需分批交貨、驗收之消耗性物品或勞
          務。（以訂開口契約方式辦理）
  （五）請購方式：
        1.各科室同仁自行至知識管理系統（e-portal）/程式集/請購管
          理/ 填寫請購單（一式二聯），填妥各項欄位（含預算單價、
          科目、詳細規格及交貨時間等），送科室主管核章後，於需用
          日期十個工作天前，送本局採購人員辦理後續事宜。
        2.需事先簽准辦理之案件（須附有詳細之經費概算表），於簽准
          後將簽影本及物品規格、數量及交貨時間等資料，移送本局採
          購人員辦理，毋需再填寫請購單。
        3.屬經常性或重覆性且需分批交貨、驗收，非共同供應契約項目
          之消耗性物品或勞務，為簡化採購程序，同仁應於每年一月二
          十日前預估全年之需求數量及金額，填具請購單附相關資料（
          如每次交貨量、時間、地點、規格等），由採購人員訪價、比
          價後，簽送局長核准，訂定年度開口契約。同仁於需用時，填
          具請購單經主管核章後，逕與契約廠商聯繫相關事宜及辦理經
          費核銷。

八、未達公告金額採購：
  （一）未達公告金額採購之招標，得依未達公告金額採購招標辦法及相
        關規定辦理。
  （二）需求單位依個案性質不同，先行調查、規劃彙整需求後，針對採
        購名稱、數量、產品規格（定型化產品型錄或說明書）、廠商資
        格限制、資格證明文件、押標金、履約保證金、交貨期限、交貨
        地點及方式、驗收辦法、驗收標準、履約付款方式、逾期罰則、
        保固及損害賠償責任等內容，依採購法相關規定簽辦（含招標文
        件（稿），簽內敘明招標、決標方式及履約階段等重要事項），
        經簽會相關單位（本局會計室、政風室及秘書室），並奉局長或
        授權人員核准後，將簽呈影本（含採購投標須知、廠商聲明書、
        招標文件審查表、標單、契約書（稿）、預算書圖或詳細之經費
        概算表等招標文件資料），移送本局秘書室辦理。
  （三）經本局秘書室簽報核准後辦理招標（招標公告、招標文件上傳及
        簽報訂定底價）、開標（開標紀錄）、決標（決標紀錄及簽訂契
        約）等相關作業，移請需求單位辦理評審會（無則免）、履約管
        理、驗收及核銷事宜。

九、公告金額以上採購：
  （一）機關辦理公告金額以上之採購，除依採購法第二十條及第二十二
        條辦理者外，應公開招標；該法所稱公開招標，指以公告方式邀
        請不特定廠商投標。
  （二）需求單位依個案性質不同，依採購法相關規定簽辦（含招標文件
        （稿），簽內敘明招標、決標方式及履約階段等重要事項），經
        簽會相關單位（本局會計室、政風室及秘書室），並奉機關首長
        或授權人員核准後，將市府採購處之代辦招標收退件表中應繳之
        書件備妥後，移請新北市政府採購處據以辦理招標作業。
  （三）經市府採購處簽報核准後辦理招標（招標公告及招標文件上傳）
        、開標（開標會議）、決標（決標紀錄，最低標決標者）等作業
        ，移請本局秘書室辦理議價（限制性招標）及契約簽訂，需求單
        位辦理評選會（無則免）、履約管理、驗收及核銷事宜。

十、訂定底價、決標（議/ 比價、議約）之作業程序及開標主持人之核派
    ：
  （一）訂定底價：
        1.公告金額以上：移請採購處代辦之採購案，需求單位於辦理開
          標、比價或議價前，應先填具底價表之標案名稱、預算金額，
          並填寫建議底價及價格分析後，再循序簽報局長或其授權人核
          定。由本局自行辦理之採購案，則比照未達公告金額方式簽辦
          。
        2.未達公告金額：秘書室於辦理開標、比價或議價前，應先填具
          底價表之標案名稱、預算金額後，簽會需求單位填寫建議底價
          後，再由秘書室循序簽報局長或其授權人核定。
  （二）底價核定人及開標主持人之指派，請依據分層負責明細表決行權
        責規定辦理。
  （三）未達公告金額之採購，其依採購法第四十九條及未達公告金額採
        購招標辦法第二條第一項第三款，採公開取得三家以上廠商之書
        面報價或企劃書，擇符合需要者辦理比價或議價，並採最低標決
        標者，如於第一次公告結果，僅取得一家廠商之書面報價，而已
        依未達公告金額採購招標辦法第三條簽經局長或其授權人員核准
        改採限制性招標（議價）者，即可於開標當場改採議價方式辦理
        。又如已併簽准由原底價核定人擔任主持開標人員，或由局長授
        權主持開標人員於改採議價時擔任底價之核定人，檢討原核定底
        價是否需調整及其調整金額，即可避免因核定底價作業不及，致
        需另擇期辦理議價之情形。

十一、保留決標處理方式：
      如有採購法第五十八條保留決標之情形時，開標主持人請廠商限期
      三日內（或視個案特性及實際需要，訂定合理之期限）提出書面說
      明，由秘書室併同開標紀錄簽會需求單位表示意見，經奉准後即決
      標或廢標辦理。

十二、驗收作業權責分工：
    （一）驗收人員之指派：
          1.主驗人員：有關驗收主持人之指派方式，由局長或其授權人
            依據分層負責明細表決行權責規定指派。
          2.會驗人員：由需求或接管單位人員派員擔任。
          3.協驗人員：由設計、監造、承辦採購人員或機關委託之專業
            人員擔任；採購事項單純者，免之。
          4.監驗人員：由會計室、政風室依相關法令派員監辦；若達查
            核金額以上，另依採購法施行細則第九條規定於預定驗收日
            五日前報請新北市政府派員監辦。
    （二）主辦驗收單位：各種採購案由業務需求單位主辦驗收。
    （三）驗收作業程序：
          1.驗收通知：承包廠商依約交貨來函申請驗收，經業務主辦驗
            收單位確認無誤後，擇定時間及地點，簽報局長或其授權人
            指派驗收主持人，並簽會秘書室（協驗）、會計室、政風室
            （監驗）會同辦理驗收；並通知承包廠商。若達查核金額以
            上，另依採購法施行細則第五條及新北市政府各機關辦理採
            購規範規定，於預定驗收日五日前檢送相關文件報請新北市
            政府派員監辦。
          2.採購案提出單位承辦人員應於驗收前三天，將驗收相關資料
            （含應驗收項目查檢表）送交驗收主持人，以利驗收作業之
            進行。
          3.驗收紀錄表：由秘書室負責提供，並擔任協驗人員，另主辦
            驗收單位負責紀錄。

十三、履約付款：
    （一）結案付款：工程、勞務及財物採購於驗收合格後，由主辦驗收
          單位負責通知廠商開立發票後，簽報局長並簽會相關單位及填
          具結算驗收證明書、結算明細表，併退履約保證金、差額保證
          金及繳交保固保證金等後結案付款。
    （二）核發結算驗收證明書：各種採購案件均由業務需求單位填具並
          負責函送廠商。
    （三）結算驗收證明書填具時機：
          1.工程、財物採購經驗收完畢後，應由驗收及監驗人員於結算
            驗收證明書上分別簽認。
          2.前款規定，於勞務驗收準用之。
           (1)公告金額以上之工程或財物採購，除符合第九十條第一項
              第一款或其他經主管機關認定之情形者外，應填具結算驗
              收證明書或其他類似文件。
           (2)未達公告金額之工程或財物採購，得由機關視需要填具結
              算驗收證明書。
          3.辦理工程、財物採購之分批或部分驗收，其驗收金額不逾公
            告金額十分之一，於各批或全部驗收完成後，應將各批或全
            部驗收結果彙總填具結算驗收證明書。

十四、核銷方式：
    （一）小額採購：
          貨到驗收無誤取得發票或收據（抬頭：新北市政府民政局，統
          一編號：10046547），由購案承辦人員（秘書室）製妥黏貼憑
          證（附件 2）及相關表單（如：財產、非消耗品增加單等），
          經辦（購案承辦人員）、驗收（主驗或使用人）、保管（使用
          或保管人）、所得登記（辦理所得扣繳人員）、財產（物）登
          記（局財產管理登錄者）、會計單位（會計室）及機關首長（
          依分層負責規定）核章。
    （二）零星、未達公告金額及公告金額以上採購：
          1.貨到驗收無誤取得發票或收據（抬頭：新北市政府民政局，
            統一編號：10046547），由購案簽辦人員（各科室）製妥黏
            貼憑證及相關表單（如：財產、非消耗品增加單等），經辦
            （購案簽辦人員）、驗收（主驗或使用人）、保管（使用或
            保管人）、所得登記（辦理所得扣繳人員）、財產（物）登
            記（局財產管理登錄者）、會計單位（會計室）及局長或其
            授權人員（依分層負責規定）核章。
          2.黏貼憑證後需附簽案正本（蓋與正本相符及承辦人章亦可，
            含契約書等相關文件）或請購單（無則免附），及依相關規
            定檢附證明文件，如：誤餐者請附名冊；工程者請附施工前
            、中、後照片；勞務採購請附照片。

十五、採購案之爭議處理：
    （一）廠商對於採購程序與作業依法提出異議與申訴：由秘書室負責
          釋疑與答辯。
    （二）廠商對於廠商資格、產品規格、評選辦法等相關作業依法提出
          異議與申訴：由業務需求單位負責釋疑與答辯。

十六、為維護行政大樓整體之觀瞻，對其共同性之設施如：辦公、會客、
      會議用之桌、椅及標示牌…等應先加會新北市政府秘書處（行政園
      區管理科）整體規劃後，始能採購。

十七、本作業規定如有未盡事宜處，得隨時修正之。